Começar a usar uma nova plataforma de atendimento pode gerar dúvidas, principalmente no primeiro contato com o sistema. Pensando nisso, preparamos este passo a passo para te ajudar a realizar seu primeiro atendimento no Sacflow com tranquilidade.

Neste guia, você vai aprender como iniciar um atendimento ativo com eficiência, desde a abordagem inicial até as principais ações dentro da conversa. De forma simples e prática, mostramos como utilizar os recursos essenciais da plataforma para se conectar com seus clientes de maneira estratégica, otimizando sua rotina com poucos cliques

Vamos começar?

Antes de tudo: entenda o fluxo de atendimento no Sacflow

No Sacflow, os atendimentos iniciam com o chatbot, ou seja, o cliente primeiro passa por um fluxo automatizado. Muitas demandas são resolvidas ali mesmo, sem precisar da interação de um atendente humano. Isso reduz o volume de atendimentos que chegam até você e te ajuda a focar no que realmente precisa da sua atenção.

Você só receberá uma conversa quando:

O cliente pedir para falar com um atendente humano do seu departamento;
Um colega transferir o atendimento diretamente para você.

Esse é o fluxo do atendimento receptivo, no qual o cliente dá o primeiro passo e você responde.

No entanto, quando falamos de atendimento ativo, a lógica se inverte: é você quem inicia o contato com o cliente. Ou seja, você precisa entrar em contato, iniciar a conversa e conduzir o atendimento de forma direta e estratégica.

Agora sim, vamos ao passo a passo:

Passo 1: fazer o login

Acesse o link da plataforma e entre com seu e-mail e senha cadastrados. Caso tenha dificuldades no primeiro acesso, entre em contato com o time de suporte.

Passo 2: localizar o contato

Você só pode iniciar uma conversa com contatos que já deram opt-in (autorização) para receber mensagens via WhatsApp.

Clique em "Criar atendimento" para pesquisar o contato
Ou vá até a secção de Contatos para encontrar

Passo 3: enviar template

Como é um atendimento ativo, você só pode iniciar a conversa usando um template aprovado pelo WhatsApp.

O que é um template?

É uma mensagem padronizada, criada com antecedência e aprovada pelo WhatsApp, que permite que a empresa inicie uma conversa com o cliente. Esse tipo de mensagem pode conter variáveis personalizáveis (como nome, data, horário) e precisa seguir regras de conteúdo definidas pelo WhatsApp.

Esses templates foram criados e aprovados durante os primeiros passos da implantação da plataforma, por isso, você já terá opções prontas para usar. Clique aqui para saber mais!

Siga o passo a passo abaixo:

Clique em "Criar atendimento"
Escolha o template de mensagem para iniciar a conversa
Preencha os campos variáveis, se houver (ex: nome, data, horário etc.)
Clique em enviar

Importante: Entenda a Janela de 24h

Depois que o cliente responde, você tem 24 horas para continuar o atendimento com mensagens livres (sem precisar de outro template).

Passo 4: seguir com o atendimento

Assim que o cliente responder à mensagem enviada pelo template, a conversa estará ativa dentro da janela de 24 horas.

A partir daí, você pode:

Conversar livremente com o cliente, sem a necessidade de novos templates;
Utilizar mensagens personalizadas, como textos, imagens, links, áudios ou documentos.

Passo 5: entenda a solicitação e categorize

Leia atentamente a mensagem recebida e utilize as etiquetas disponíveis na plataforma para categorizar o atendimento (ex: Cotação, Coleta, Rastreamento, Financeiro etc.). Isso ajuda a equipe a manter o histórico organizado e facilita a gestão dos atendimentos.

Passo 6: utilize os recursos da plataforma a seu favor

O Sacflow oferece uma série de funcionalidades pensadas para facilitar seu dia a dia no atendimento, desde respostas rápidas até relatório completos.

Recursos como mensagens privadas, histórico de atendimentos do contato e pausar resolução automática permitem agilizar o processo sem perder a qualidade da comunicação.

Aproveite essas ferramentas para tornar seu atendimento mais organizado, eficiente e profissional.

Passo 7: resolva a demanda ou direcione

Caso a solicitação possa ser resolvida por você, siga com o atendimento até a finalização. Se for necessário repassar para outro setor, use a função de transferência para garantir que o cliente seja atendido por quem pode resolver.

Passo 8: encerre o atendimento corretamente

Depois que a dúvida ou solicitação for resolvida, envie uma mensagem de encerramento agradecendo o contato e se colocando à disposição

Exemplo:

Em seguida, marque o atendimento como resolvido.

Com esses passos, você está pronto para conduzir seu primeiro atendimento no Sacflow de forma profissional e estratégica. Lembre‑se de que a experiência do cliente começa muito antes do problema aparecer e continua depois que a conversa termina. Use as funcionalidades da plataforma a seu favore mantenha um olhar atento aos indicadores.

Bom trabalho!